Privacyverklaring

Versie: februari 2026

Jouw privacy is voor mij, Vincent Hekert, van groot belang. Als uitvaartondernemer stap ik op een kwetsbaar moment je leven binnen. Je moet er daarom op kunnen vertrouwen dat ik zorgvuldig en vertrouwelijk omga met jouw gegevens en die van je dierbare.

In deze privacyverklaring lees je welke gegevens ik verzamel, waarom ik dat doe en wat jouw rechten zijn.

1. Wie ben ik?

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Jouw Afscheid
Contactpersoon: Vincent Hekert
Adres: Hoofdweg 45, 9619PA Froombosch
KVK-nummer: 99721945
Telefoon: 06 577 377 07
E-mail: info@jouw-afscheid.nl

2. Welke gegevens verwerk ik?

Ik verwerk persoonsgegevens doordat je gebruikmaakt van mijn diensten of omdat je deze gegevens zelf aan mij verstrekt (bijvoorbeeld via het contactformulier, tijdens een telefoongesprek of een huisbezoek).

Hieronder vind je een overzicht van de gegevens die ik kan verwerken:

  • Voor- en achternaam

  • Adresgegevens

  • Telefoonnummer

  • E-mailadres

  • Geboortedatum en -plaats

  • Gegevens over de overledene (naam, BSN, geboorte- en overlijdensdatum)

  • Verzekeringsgegevens (polisnummers)

  • Bankrekeningnummer (voor de facturatie)

  • Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt (bijvoorbeeld in correspondentie of telefonisch)

3. Waarom heb ik deze gegevens nodig?

Ik verwerk deze gegevens voor de volgende doelen:

  • Om contact met je op te nemen: Als je het contactformulier invult of mij belt, gebruik ik je gegevens om je vraag te beantwoorden of een afspraak te maken.

  • Het uitvoeren van de uitvaartverzorging: Om de uitvaart te kunnen regelen, heb ik gegevens nodig voor o.a. het rouwvervoer, de locatie, de begraafplaats of het crematorium.

  • Wettelijke verplichtingen: Voor de aangifte van overlijden bij de gemeente ben ik wettelijk verplicht om bepaalde gegevens (zoals het BSN van de overledene) door te geven.

  • Het wensenboekje: Als je het 'Laatste Wensen Boekje' aanvraagt, gebruik ik je adres om dit toe te sturen.

  • Financiële afhandeling: Voor het opstellen van de begroting en de factuur.

4. Delen van persoonsgegevens met derden

Ik verkoop jouw gegevens nooit aan derden. Ik deel jouw gegevens alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Met wie deel ik gegevens?

  • De gemeente: Voor de aangifte van overlijden.

  • Leveranciers: Denk aan de drukker (voor de rouwkaart), de bloemist (voor de linten), het crematorium/begraafplaats en de vervoerder. Ik deel alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor hun dienst.

  • Verzekeringsmaatschappijen: Alleen indien jij mij vraagt om de polis af te handelen.

Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in mijn opdracht (zoals mijn boekhouder of IT-beheerder), sluit ik een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid.

5. Hoe lang bewaar ik gegevens?

Ik bewaar je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld.

  • Administratie: Voor de Belastingdienst ben ik verplicht mijn administratie (facturen en offertes) 7 jaar te bewaren.

  • Uitvaartdossier: Ik bewaar het dossier zorgvuldig zolang als nodig is voor de nazorg, maar zal dit op verzoek vernietigen (tenzij de wet anders voorschrijft).

6. Cookies en websitebezoek

De website van Jouw Afscheid gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. De cookies die ik gebruik zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.

7. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Jouw Afscheid.

Wil je gebruikmaken van dit recht? Stuur dan een e-mail naar info@jouw-afscheid.nl. Ik zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op je verzoek reageren.

8. Beveiliging

Jouw Afscheid neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking tegen te gaan. De website maakt gebruik van een betrouwbaar SSL-certificaat (het slotje in de adresbalk) om te borgen dat jouw gegevens veilig verstuurd worden.

Als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact op via info@jouw-afscheid.nl.

9. AI Chatbot

Op onze website gebruiken wij een chatassistent om uw vragen over onze diensten te beantwoorden en om u de mogelijkheid te geven een offerte of terugbelverzoek achter te laten. De chatassistent is een geautomatiseerd systeem dat gebruikmaakt van kunstmatige intelligentie (AI). U spreekt dus niet met een medewerker; dit wordt ook in de chat zelf vermeld. De antwoorden zijn gebaseerd op de informatie op onze website en kunnen onjuistheden bevatten; aan antwoorden van de chatassistent kunnen geen rechten worden ontleend. De chatassistent neemt geen besluiten over u.

Welke gegevens verwerken wij? Als u een vraag stelt, wordt uw vraag verwerkt om een antwoord te genereren. Uw vraag zelf wordt niet als zodanig opgeslagen. Wel worden opgeslagen: het antwoord van de assistent, de interne zoekopdracht waarmee de assistent informatie op onze website heeft opgezocht en gegevens die uit het gesprek zijn afgeleid om een aanvraag voor te bereiden (zoals het type opdracht, de plaats en de gewenste datum). Deze kunnen informatie bevatten die u in uw vraag heeft genoemd. Als u een offerte of terugbelverzoek achterlaat, verwerken wij de gegevens die u invult: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, postcode en uw bericht. Naam en telefoonnummer of e-mailadres zijn nodig om contact met u op te nemen; zonder deze gegevens kunnen wij uw aanvraag niet opvolgen. De overige velden zijn optioneel. Als u een antwoord beoordeelt, verwerken wij uw beoordeling en eventuele toelichting. De chatassistent plaatst geen cookies en slaat geen gegevens op in uw browser. Deel in de chat geen gegevens die niet nodig zijn voor uw vraag of aanvraag, zoals gegevens over uw gezondheid.

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens? Wij gebruiken uw gegevens om uw vraag te beantwoorden en om contact met u op te nemen over uw aanvraag. Voor het opvolgen van uw offerte- of terugbelverzoek en voor vragen die daarop vooruitlopen, is de grondslag het nemen van maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst of de uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Voor het beantwoorden van algemene vragen die niet op een aanvraag zien, en voor het bewaren van antwoorden om de kwaliteit van de assistent te kunnen controleren, is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om bezoekers te informeren en onze dienstverlening te verbeteren (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Voor het beoordelen van antwoorden is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om de assistent te verbeteren (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Wij gebruiken uw gegevens niet voor nieuwsbrieven of andere marketing, tenzij u daarvoor apart toestemming geeft.

Wie heeft toegang tot uw gegevens? De chatassistent wordt geleverd door Advanza B.V. (Trustoo), Teleportboulevard 140, 1043 EJ Amsterdam, die de gegevens als verwerker in onze opdracht verwerkt. Trustoo maakt gebruik van Amazon Web Services voor hosting en voor het taalmodel (Anthropic Claude via Amazon Bedrock), in datacentra binnen de Europese Unie; de e-mail waarmee wij over uw aanvraag worden geïnformeerd, wordt verzonden via Twilio SendGrid in de Verenigde Staten op basis van het EU-VS Data Privacy Framework. Uw gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen en worden niet gedeeld met andere bedrijven op het Trustoo-platform. Als u via de WhatsApp-knop contact met ons opneemt, verloopt dat gesprek via WhatsApp (Meta) en gelden de voorwaarden van WhatsApp.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens? Gegevens van een offerte- of terugbelverzoek bewaren wij 24 maanden na uw aanvraag, tenzij wij ze langer nodig hebben voor de uitvoering van een overeenkomst met u. Antwoorden van de assistent, interne zoekopdrachten en beoordelingen worden na 24 maanden gewist of geanonimiseerd.

Eigen verwerkingen van Trustoo. Naast de verwerking in onze opdracht verwerkt Trustoo als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke een beperkt aantal gegevens voor eigen doeleinden: gepseudonimiseerde gebruiksgegevens van de chat (zoals het openen van de chat, de gekozen stappen, het tijdstip, de taal en de pagina waarop de chat is gebruikt, zonder chatinhoud of contactgegevens) om de werking van de chatassistent te meten en te verbeteren, en technische loggegevens (IP-adres en browsergegevens) voor de beveiliging van haar systemen. Grondslag is het gerechtvaardigd belang van Trustoo bij productverbetering en beveiliging (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Gebruiksgegevens bewaart Trustoo 24 maanden en daarna uitsluitend geaggregeerd; loggegevens maximaal 90 dagen. Meer informatie, waaronder hoe u uw rechten jegens Trustoo uitoefent, vindt u in de privacyverklaring van Trustoo: https://trustoo.nl/privacy/

Uw rechten. U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang en uw gegevens over te laten dragen. Neem daarvoor contact met ons op via info@jouw-afscheid.nl. [Indien van toepassing: Onze functionaris voor gegevensbescherming is bereikbaar via [contactgegevens].] U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor de eigen verwerkingen van Trustoo kunt u uw rechten uitoefenen via info@trustoo.nl.